El próximo 16 de agosto se desarrollará una reunión ampliada del equipo estratégico que está creando la nueva institucionalidad para los datos de la Casa de Bello. En la instancia, se informará sobre los avances en esta materia y abordar los próximos desafíos para avanzar en una gestión coordinada del conocimiento que el plantel tiene sobre su información.
Cada año, la Universidad de Chile maneja cientos de miles de datos. Basta un ejemplo: el ingreso de estudiantes supera anualmente los 40 mil y cada uno de esos integrantes del alumnado multiplica la información con sus nombres, género, dirección, carrera, situación económica y varios etcétera que deben ser almacenados, organizados y puestos a disposición de la comunidad para la toma de decisiones.
“Y la información relacionada con los nuevos estudiantes es solo una de las variables en las que se debe trabajar. Son millones de datos que deben ser gobernados para que sean utilizados con eficacia”, comenta la ingeniera Lucía Moreno, directora de Datos de la U. de Chile.
Pero ¿Qué significa “gobierno de datos”? En términos simples, comenta Moreno, “es un conjunto de procesos, políticas, normas y controles fijados por una organización para garantizar la gestión adecuada, segura y efectiva de los datos”. Y son varios procesos en los que estamos trabajando para asegurar que toda la Universidad participe en este gobierno de datos.
En 2022, la Rectoría firmó el Decreto Exento N°18.675, que crea el “Comité Estratégico de Gobierno de Datos y fija las normas de organización y funcionamiento, y desde ese mismo instante comenzamos a trabajar”, explica Lucía Moreno, quien se desempeña como secretaria ejecutiva del Comité.
En el marco de esta labor, el próximo 16 de agosto se realizará una reunión clave, donde se informará sobre lo que hemos avanzado en estas materias y para conversar y proponer cuáles serán los próximos pasos, informa Moreno. “Tenemos que entender que el dato es un conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real. Un dato aislado no dice nada”, recalca Moreno, “pero si empezamos a mirar una serie de datos, un conjunto de datos y su contexto comenzamos a apreciar la información”. Plantea, asimismo, que al final “cuando vemos esta información relacionada con otras tenemos conocimiento”.
De eso se trata el proyecto de Gobierno de Datos de la Universidad, de crear una “cultura del buen dato, porque estamos hablando de personas (que manejan, administran, suben y usan los datos) procesos, tecnología y -tan importante como todo lo anterior- mecanismos de mejora continua», agrega la ingeniera.
Hay que ser insistente en este tema, afirma Lucía Moreno, ya que el Gobierno de Datos “consiste en la capacidad de una organización, en este caso la Universidad de Chile, para gestionar el conocimiento que tiene sobre su información”. Las preguntas que la Universidad tiene que hacerse son básicas, explica, ¿Qué sabemos sobre nuestra información? ¿De dónde provienen esos datos? ¿Están estos datos alineados con nuestra política institucional?
Es importante, añade, que en la gestión del dato todos los elementos que intervienen estén alineados. “La tecnología es relevante; la operativa del dato, es decir la administración y mantenimiento de bases de datos y las fuentes de los datos. También tenemos que tener claro cómo generaremos la arquitectura del dato, es decir, el modelo de información y cuáles serán los metadatos y datos de referencia. Tan importante como todo lo anterior es la calidad y el control de la información. ¿Por qué tanto concepto? Porque para gestionar los datos tenemos que desarrollar una estrategia institucional que le dé valor al conocimiento”.
Un tema que es necesario tener en cuenta en este proceso, además, es que la ciberseguridad es permanente.
Calidad del dato: un trabajo permanente
El concepto de calidad del dato no es arbitrario, pero se puede resumir como una serie de procesos, operaciones, técnicas y algoritmos que mantiene la información institucional de una forma “completa, consistente, actualizada, única y -por sobre todo- válida”, explica Lucía Moreno.
Entre los criterios de calidad, la especialista define algunos como la precisión: si no hay exactitud, un dato no puede ser utilizado, como -por ejemplo- la inconsistencia en la fecha de nacimiento; conformidad: es decir la institución tiene que tener un estándar común para la inscripción de los datos; consistencia, esto implica que al hacer un cruce de información no existan contradicciones; unicidad y duplicación, que tiene que ver con la verificación de que exista la misma información en formatos iguales dentro de la fuente de información; y completitud, que tiene que ver con todos los atributos de un dato estén presentes.
¿Qué es lo importante de todo lo anterior? se pregunta la secretaria ejecutiva del Comité Estratégico de Gobierno de Datos, que este trabajo es “permanente, constante y abarca a todas las áreas de la Universidad. Nunca debemos dejar de perfilar, limpiar, reparar y monitorear los datos”.
Institucionalidad del gobierno de datos
Tal como está escrito en el cuarto párrafo, la Universidad inició un proyecto de desarrollo de un Gobierno de Datos institucionales. “Queremos tener una visión general y detallada de la información clave de la institución, tanto la generada en los procesos administrativos centrales como los que se producen en la integración con otros sistemas”, informó Lucía Moreno. Y tan importante como lo anterior es que la Universidad necesita, para minimizar el riesgo en la toma de decisiones, obtener datos confiables y consistentes. Ese conocimiento mejorará la capacidad institucional para utilizar con más eficiencia y eficacia los recursos.
Para este programa de alto impacto, la Rectoría creó un Comité Estratégico de Gobierno de Datos que, según su decreto, tiene como misión “supervisar el desarrollo del programa de gobierno de datos a nivel estratégico. Aprobar definiciones presentadas sobre reglas, flujos, políticas de datos, presentados por el nivel táctico y en este caso por la Dirección de Datos posterior al trabajo realizado con las mesas de trabajo; resolver problemas que no pueden solucionarse por diferencias de visión en las mesas de trabajo de los equipos operativos y comunicar y promover el programa para lograr bajar el trabajo a los diferentes niveles de la organización”.
En el artículo 3° del decreto, además, se definió quiénes serían los integrantes del comité estratégico. En total son 17 representantes de Servicios Centrales, el Senado y de las Facultades y Unidades Académicas. Al mismo tiempo, se estableció que funcionarán mesas de trabajo para coordinar las necesidades de cada área académica y administrativa.
Los encargados de operar y hacer que funcione esta nueva estructura es la Dirección de Datos de la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información. Es este nivel táctico operativo el encargado de proponer reglas y procesos; además de garantizar que los requerimientos se cumplan de acuerdo a los lineamientos del Comité Estratégico y, al mismo tiempo de medir e informar de la calidad de los datos y documentación.
Rodrigo Mundaca
Comunicaciones VTI
Universidad de Chile
